السكرتارية الالكترونية

السكرتارية  الالكترونية

أهداف البرنامج :-

زيادة مهارات ومعلومات موظفي الإدارات وتطوير كفاءتهم وتحسين فعاليتهم لإدارة المكاتب الكترونياً ويوفر الفرصة للمشاركين للاستماع إلى متخصصين وذوي خبرة عملية واسعة في النقاط المطروحة ومناقشتهم ، وتعريف المشاركين  على المهمات الأساسية للتحول إلى إدارة سكرتارية الكترونية مما يساهم في تنفيذ مبدئ الحكومة الالكترونية.

البرنامج موجه إلى :-

إلى جميع مدراء المكاتب و أقسام الســـــكــرتارية  و العاملين في الشؤون الإدارية والمالية والفنية و إدارة العلاقات العامة و جميع الموظفين التنفيذيين في مختلف الأقسام  في  القطاعين   الحكومي و الخاص و النفطي و المهتمين في تنمية مهاراتهم في الإدارة المكتبية الإلكترونية  .

محاور البرنامج :-

 إدارة السكرتارية الالكترونية   : 

• السكرتارية : الأهمية و المهمات الإدارية – إدارة المكاتب : المهمات و الأساسيات و التحول إلى الإدارة الإلكترونية .
• المكاتب العصرية الحديثة باستخدام احدث وسائل التكنولوجيا ( الحاسوب – الشبكات –الإنترنت– السير فر)

  تخطيط الأعمال المكتبية إلكترونياً  :

• التخطيط و جدولة الأعمال المكتبية باستخدام الحاسوب .
• تنظيم المكاتب و إعادة تصميمها باستخدام البرمجيات الجاهزة .
• توجيه و تقويم الأعمال المكتبية و إدارتها إلكترونيا .

  نظم تأمين وحماية المعلومات والملفات  :   

• الوثيقة والمعلومات وأهميتها.
• إدارة المحفوظات الإلكترونية  تعريفها وجوانبها وأهميتها .
• دورة حياة الوثيقة / الملف .
• طرق تصنيف المستندات والملفات, وتصميم نظم الملفات إلكترونيا .
• الفهرسة والترميز والترقيم ودور الحاسوب في تنفيذها.
• تقنيات متقدمة في الحفظ ( الأرشفة الضوئية , النظم الإلكترونية ).
• مشاكل أنظمة المحفوظات وكيفية حلها باستخدام الحاسوب .
• حالات عملية في تصنيف وفهرسة المستندات .

   إدارة الوقت إلكترونياً   :

• أهمية و تخطيط الوقت .
• إدارة الوقت و تنظيمه إلكترونياً باستخدام   MS Outlook
• توجيه و تقويم الأعمال المكتبية و إدارتها.

العمليات الحسابية الإلكترونية   :

• العمليات الحسابية و التوثيق و السجلات .
• استخدام الحاسوب في العمليات الحسابية .

المراسلات الإدارية و التجارية و أرشفتها إلكترونياً :

• صيغ المراسلات الإدارية و التجارية و نماذجها.- حفظ المراسلات و أرشفتها إلكترونياً.
• إعداد و صياغة التقارير و المراسلات باللغة العربية .

فن التعامل مع الآخرين  :

• التعامل مع الرؤساء . –  التعامل مع الزملاء .
• التعامل مع الزبائن .  –  التعامل مع المواقف الصعبة.

 مهارات الاتصال الإلكتروني في إدارة المكاتب   :

• نظم الاتصالات و أنواعها .- أنواع الاتصالات الإدارية و عناصرها و تحويلها إلكترونيا  .
• نظم الاتصالات الإلكترونية باستخدام البرمجيات الجاهزة .

– العلاقات العامة و الاجتماعات الإلكترونية  :     

• أسس العلاقات العامة –  دور السكرتارية و إدارة المكاتب في العلاقات العامة .
• واجبات السكرتارية قبل و أثناء الاجتماع –  تقنيات الاجتماعات الإلكترونية .

 استخدام تكنولوجيا الإنترنت في إدارة المكاتب إلكترونيا :

•   استخدامات شبكة الإنترنت و البريد الإلكتروني في أعمال الإدارة المكتبية .
• حماية الايميل و ملفات الحاسوب من الفيروسات و الهكرز .
•  حماية و تشفير الملفات السرية عن طريق password الإلكتروني .
•  استخدام متصفح الإنترنت (Internet explorer  ) في زيارة بعض المواقع التي تفيد الإدارة الإلكترونية و كيفية استخدام أقوى محركات البحث ( yahoo  ) في شبكة الإنترنت .